Al momento de planificar nuestro evento, nos surge la interrogante si hemos concretados los acuerdos necesarios con nuestros proveedores para que nuestra planificación se dé de manera asertiva. Una buena planificación nos facilita la organización y por ende que el trabajo de sus organizadores sea uno exitoso. En el caso de la contratación del servicio de banquetes, existen algunos factores claves que debe de tener en consideración al momento de realizar el acuerdo de los servicios:
Número de Invitados. Para evitar tener cualquier inconveniente siempre debe de dar el número real de invitados. Recuerde que el número no tan solo es para la comida, es también para los platos, copas y utensilios que los invitados van a utilizar. No nos dejemos llevar por que siempre habrá comida de más, ya que usted está pagando por una cantidad de servicios en específico.
A veces nos olvidamos del staff del evento: es decir los músicos, fotógrafos, coordinadores, o algún otro servicio que requiera que el personal esté participando del mismo. El staff también es necesario incluirlo en la lista de invitados, puede pedirle a su proveedor de banquetes que le haga un precio más bajo por esos platos adicionales, ya que por lo general estas personas solo hacen consumo de la cena.
Invitados Especiales. Si en su actividad habrá invitados especiales, o invitados que debieran consumir con prioridad, debe notificarlo al momento de los acuerdos. Esto permitirá que la organización al momento de servir no sea interrumpida.
Meseros por Invitados. Se recomienda utilizar (1) mesero por cada 30-35 invitados. Con esta guía podemos obtener una mejor atención a los mismos. También permite facilitar a los meseros el recogido de manera rápida, sin dejar paso a que se afecte la estética del evento.
Menú Especial: Debe notificar si algunos de sus invitados es alérgico a cualquier alimento del menú elegido o si necesita alguna confección especial en particular. (Invitados vegetarianos o veganos).
Menú Incluido. Si está considerando incluir un menú de un proveedor distinto al que va a estar trabajando en el evento, deberá notificarlo con prioridad. Debe tener en cuenta si su proveedor principal tiene el personal para realizar ese servicio y si está en su política llevar a cabo ese tipo de acuerdo.
Cena para llevar. Es posible que luego de terminada la actividad quede comida que pueda llevarse o llevarse algunos de sus invitados. Debe dialogar con su proveedor si necesita que le provea algunas bandejas desechables o platos individuales para llevar.
¡No asuma! Comuníquele al proveedor todo lo que va a necesitar para su evento. Pídale un contrato claro en el que especifique cada detalle que incluya el servicio. Es muy importante la comunicación clara entre el cliente y proveedor, evitará malos entendidos.
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